Necesitamos reuniones eficientes y efectivas

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Todos hemos asistido a reuniones y en algunas oportunidades salimos con la sensación de haber perdido nuestro tiempo. Las reuniones contribuyen a desarrollar el trabajo en equipo, a la coordinación entre diferentes áreas y a mejorar la calidad de las decisiones.

Es importante que seamos eficientes utilizando de manera adecuada los recursos de tiempo, las capacidades de las personas que asisten a la reunión, así como los soportes tecnológicos de los cuales disponemos. De igual manera, es importante que seamos efectivos logrando los objetivos para los cuales se convocó a la reunión.

Por lo tanto contribuiremos a la productividad de nuestras empresas si realizamos reuniones eficientes y efectivas; a continuación les anunciamos algunas sugerencias para lograrlo:

• Siempre debe haber un responsable de la reunión, por lo general es el que la convoca; esta persona debe guiar la reunión y tomar nota de los acuerdos o asignar a un responsable de hacerlo.

• Las reuniones deben tener uno o varios objetivos expresados de forma sencilla y clara y los mismos deben ser informados a los participantes con antelación a la realización de la reunión y leídos al inicio de la misma.

• Se deben invitar a participar de la reunión a las personas que tengan capacidad de decisión sobre los asuntos a tratar.

• La reunión debe tener un tiempo de duración necesario para cubrir los objetivos y debe ser indicado al momento de la convocatoria.

• Todos los participantes deben entender los objetivos de la reunión, prepararse y llevar la información que sea requerida para contribuir con el logro de los objetivos.

• Todos los participantes deben estar presentes a la hora acordada para su inicio, participar sin interrupciones y la reunión debe concluir dentro del tiempo acordado. Considerar que previo al inicio de la reunión deben estar preparados los equipos requeridos y el sitio para la reunión.

• Durante el desarrollo de la reunión buscar balance tiempo-objetivos cumplidos para lo cual se puede, asignar actividades pendientes, estableciendo responsables y tiempo.

• Hacer un cierre de la reunión con resumen de acuerdos, actividades pendientes y futuras acciones y distribuir la información a todos los participantes.

Nuestras reuniones solo agregarán valor al negocio si logramos que sean eficientes y efectivas poniendo en práctica estas sugerencias de manera consistente y haciendo que las reuniones exitosas formen parte de la cultura de la organización.

Lourdes Da Silva

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